Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 13.2.2019.

Sisältö:

Rekisterin nimi

Howden Finland Oy:n Viestintä- ja markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Howden Finland Oy
Y-tunnus 1975455-8
Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
(09) 5420 2400
finland@howdenfinland.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Asiakaspalvelumme vastaa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin:

finland@howdenfinland.fi
(09) 5420 2400

Arvostamme yksityisyyttäsi

Howden Finland Oy (jäljempänä ”Howden”) ottaa yksityisyytesi ehdottoman vakavasti ja on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tämän tietosuojaselosteen tarkotus on kuvata henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjämme, joita sovelletaan, kun Howden on rekisterinpitäjä ja kun viittaamme tämän tietosuojaselosteen soveltamiseen palvelujemme käytön yhteydessä.

Käytämme henkilötietoja palveluidemme toimittamiseen, asiakaspalveluun, markkinointiin sekä palveluidemme ja markkinointimme personointiin ja kehittämiseen. Henkilötiedot ovat mitä tahansa tietoja, joista tietty henkilö on joko suoraan tai välillisesti tunnistettavissa.

Käyttämällä verkkosivujamme hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, joten tutustuthan siihen huolella. Tarkastathan tietosuojaselosteemme myös säännöllisesti, sillä voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Muutokset päivitämme tälle verkkosivulle.

Huomaathan, että verkkosivumme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivuille tai palveluihin, joilla on omat ja itsenäiset tietosuojakäytäntönsä ja käyttöehtonsa. Suosittelemme, että ennen henkilötietojesi luovuttamista kolmansien osapuolien sivustoilla ja palveluissa, tutustut aina palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöihin ja käyttöehtoihin. Howden ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai käyttöehdoista.

Mihin käytämme henkilötietojasi?

Viestintä- ja markkinointirekisterimme tarkoituksena on:

Palveluidemme tarjoaminen ja asiakasviestintä

Henkilötietojasi voidaan käyttää palveluidemme toteuttamiseen ja asiakasviestintään, käyttäjän tunnistamiseen, pyyntöihisi ja kysymyksiisi vastaamiseen sekä tekemiesi valintojen toteuttamiseen ja muiden vastaavien tehtävien täyttämiseen. Henkilötietoja voidaan käyttää myös tehdäksemme palvelusta henkilökohtaisempaa ja käyttäjäystävällisempää esimerkiksi antamalla suosituksia sinua mahdollisesti kiinnostavista sisällöistä.

Markkinointi sekä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme kontaktointi

Henkilötietoja voidaan käyttää nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidemme kontaktointiin, mainonnan ja suoramarkkinoinnin suuntaamiseen ja muuhun markkinointiviestintään. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa käyttäjälle silloin, kun markkinoinnin voidaan katsoa liittyvän henkilön työtehtävään tai vastuualueeseen tai henkilön erillisestä suostumuksesta. Rekisteriä käytetään myös tapahtumien yhteydessä ilmoittautumisten ja kävijöiden hallintaan.

Palveluidemme kehittäminen

Henkilötietojasi voidaan käyttää Howdenin palveluiden kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen sekä palveluihimme liittyviin kyselyihin, tutkimuksiin ja palautteen käsittelyyn.

Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.

Mitä tietoja keräämme?

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavankaltaisia tietoja:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yritys ja asema
Yrityksen osoitetiedot
Asiakkaan tilaamat palvelut
Sähköisen markkinoinnin tilaustieto tai markkinoinnin estotieto
Uutiskirjeen lukutieto ja analytiikka
Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka
Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

Mistä lähteistä tiedot kerätään?

Henkilötiedot kerätään pääasiassa käyttäjältä itseltään yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palvelujen käytön yhteydessä. Voimme kerätä tietoja myös tapahtumissa ja erilaisten markkinointitoimenpiteiden, kuten arvontojen, yhteydessä. Henkilötietoja saatetaan kerätä myös Howdenin yhteistyökumppaneiden rekistereistä ja julkisista lähteistä kuten sosiaalisen median kanavista.

Keräämme Google Analytics ja Viidakko CEM -palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme tai käyttäessään www.howdenfinland.wp-fi-3.vdk.fi-sivustoa.

Käyttämämme markkinoinnin automaation tarkoituksena on auttaa meitä palvelemaan sivustomme käyttäjiä entistä paremmin. Näin pystymme kohdentamaan markkinointimme käyttäjää kiinnostaviin aihepiireihin välttäen turhia massapostituksia.

Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen käyttämistä siten, että käyttäjän henkilökohtaisia ominaisuuksia, käyttäytymistä ja mieltymyksiä hyödyntäen ennustetaan hänen mahdollista tulevaa käyttäytymistään ja kiinnostuksen kohteitaan.

Käytämme profilointia lähettääksemme markkinointiviestejä, joiden uskomme olevan sinulle sopivia ja vältämme lähettämästä epäolennaisia viestejä. Sinulla on oikeus kieltäytyä profiloinnista liittyen suoramarkkinointiin ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystiedot tähän tarkoitukseen löydät kohdasta Oikeuksia koskevat pyynnöt.

Siirretäänkö tai luovutetaanko tietojasi?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät Howdenin palveluksessa olevat henkilöt silloin, kun ne liittyvät henkilön työtehtäviin.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen sopimuksen nojalla. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmien toimittajat sekä myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut.

Palveluntarjoajamme ja yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Saatamme luovuttaa anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää henkilöön. Mikäli tällainen tieto ei enää ole katsottavissa henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta kuin tässä mainittua tarkoitusta varten.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Säilytämme henkilötietoja lähtökohtaisesti aina EU:n ja ETA:n sisäpuolella. Howden Finland Oy on osa kansainvälistä Howden Broking Groupia ja voimme tietyissä tilanteissa siirtää henkilötietoja myös kolmansiin maihin Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöin noudatamme aina tietosuojalainsäädännön mukaisia velvoitteita sekä siirtomekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen täyttääksemme tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

Miten tietosi turvataan?

Kiinnitämme erityistä huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan palvelujemme suunnittelussa, toteutuksessa ja ylläpidossa. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan Howdenin valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten palveluntarjoajillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Miten käytämme evästeitä?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle/päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjälähtöisenä ja laadukkaana.

Käyttämämme evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmäämme (Viidakko CEM), Google Analyticsiin sekä käyttämiimme sosiaalisen median kanaviin kuten Facebook ja Linkedin.

Nämä ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyttäjäkokemuksen.

Mikäli et halua verkkopalvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen). Voit estää Google Analyticsia keräämästä tietoja sinusta, tutustu tähän tarkemmin Googlen verkkosivustolla.

Huomaathan kuitenkin, että jos kiellät evästeet, saatat joutua määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että kaikki sivuston palvelut ja toiminnon eivät ole käytettävissäsi, eikä sivusto tällöin toimi toivotulla tavalla.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö ja hyperlinkit

Verkkosivustomme ja uutiskirjeemme voivat sisältää hyperlinkkejä kolmansien osapuolten sivustoille sekä upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että kävijä itse vierailisi kolmannen osapuolen sivustolla. Kolmansien osapuolten sivustoilla on omat ja itsenäiset tietosuojakäytäntönsä ja käyttöehtonsa. Howden ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai käyttöehdoista.

Mitkä ovat oikeutesi?

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus

saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista ja oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.

Voit kieltää tietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin ja siihen liittyvään profilointiin. Uutiskirjeissämme ja muissa suorasähköposteissamme on aina linkki, josta voit estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa. Yhteystiedot oikeuksia koskevien pyyntöjen toimittamiseen löydät seuraavasta kohdasta.

Oikeuksia koskevat pyynnöt

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi osoittaa asiakaspalveluumme sähköpostitse finland@howdengroup.com tai kirjeitse osoitteeseen

Howden Finland Oy
Pasilanraitio 5
00240 Helsinki

Tietojen tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntöä tehdessä henkilöllisyys on todistettava.

Vastaamme pyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Tietojen antamisen pakollisuus?

Jos et hyväksy tämän tietosuojalausekkeen mukaisia käytäntöjä, emme voi taata, että pystymme palvelemaan sinua parhaalla mahdollisella tavalla. Tällöin emme suosittele, että käytät verkkosivustoamme ja pyydämme, ettet toimita meille mitään tietojasi.

Muistathan, että voit aina halutessasi kieltää suoramarkkinoinnin. Ja voit kieltää selaimesi evästeiden käytön tai Google Analyticsin tietojen keruun, mutta huomaathan, että sivusto ei silloin toimi välttämättä toivotulla tavalla.